A dokumentáció, adminisztráció során a legfontosabb, amit szem előtt kell tartanunk, az átlátható struktúra kialakítása. Digitális és papír alapon is egyértelműnek és visszakereshetőnek kell lennie a dokumentumoknak. Ne fordulhasson az elő, hogy egy szerződést keresve állunk a papírkupac előtt, és azt sem tudjuk, hol álljunk neki a keresésének!

A munkaszerződések, a vállalkozási szerződések rendszerezésénél fontos, hogy a termékeket, szolgáltatásokat elkülönítsük, azokat egyértelműen csoportosítsuk a szerződésnyilvántartásban. Mindezt úgy, hogy ha egy vadidegen lépne be irodánkba, ő is tudja, hogy mit hol kell keresnie. Ugyanez vonatkozik a tűzvédelmi és a munkavédelmi oktatási naplóra is.

 

A dokumentáció másik fontos részét képezik a folyamatleírások. Ezek elkészítésénél is a fenti alapelvet kell követnünk: vagyis úgy készítsük el őket, hogy az akár egy független személy, vagy új munkatárs számára is egyértelmű legyen.

Ha betartjuk ezen feltételeket, nem kell tartanunk az ISO audittól. Ha pedig úgy döntünk, hogy számunkra többet ér, ha elvégezzük a munkánkat és pénzt keresünk vállalkozásunk számára, bízzuk a minőségirányítást szakemberre!