Nagyon fontos ugyanis, hogy a külső kommunikáció hogyan valósul meg egy vállalkozásban mind az ügyfelek felé, mind pedig az ügyfelektől a munkatársak irányába. Természetesen nem megfeledkezve a munkatársak közötti információáramlásról, vagyis belső kommunikációról.

Ezt hívjuk vállalati részecskeáramlásnak.

Ha megnézzük, hogyan jut el egy egyszerű információ az ügyféltől a megfelelő munkatársig, láthatjuk, hogy számos hibalehetőség merülhet fel.
Az ügyféllel először kapcsolatba kerülő kollégának pontosan fel kell mérnie a problémát, definiálnia azt, és az abban kompetens munkatársnak maradéktalanul, a lényegi elemek kiemelésével, határidőn belül átadnia. Ehhez tudnia kell, hogy a vállalkozáson belül ki milyen feladatkörrel rendelkezik, mennyire elfoglalt, vagy éppen mekkora hatásköre van a feladat elvégzésében. Az információ ilyenkor még tovább áramolhat a vezető kollégától a beosztottakhoz, ahol a fenti kritériumokra szintén figyelni kell. A hiba javítása után pedig ezen az útvonalon visszahaladva jut el az információ az ügyfélhez, aki tájékoztatást kap az okokról.

Ahhoz, hogy minden rugalmasan működjön, a gépezet minden egyes elemének részt kell vennie a folyamatban, betartva a határidőket, és megadva a pontos utasításokat. Ahhoz, hogy mindenki megfelelően lássa el a dolgát, és tisztában legyen a feladataival, pontos definíciókra, munkaköri – és folyamatleírásokra van szükség. Ebben jelent segítséget az iso rendszer, amely lefektetve a működés alapszabályait, lecsökkenti az esetleges hibák előfordulásának számát.